ما هي الارشفة الالكترونية

جهاز إلكتروني يمكنه معالجة وتخزين واسترجاع البيانات

أهمية الأرشفة الإلكترونية

تتمثل أهمية أرشفة المعلومات والبيانات إلكترونياً في الآتي:[2]

• قدم معلومات دقيقة في أقصر وقت ممكن.
• تخفيض التكلفة المالية في الشركات والمؤسسات.
• المساهمة في زيادة كفاءة العمل من خلال استخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات.
• لا حاجة للمراجعين والموظفين للإشارة إلى الأرشيف.
• توفير كمية من المعلومات للعميل ، وحرية اختيار الأداة التي يريدها في البحث.
• حماية البيئة من خلال تقليل النفايات.
• سهولة المراجعة والتحرير.
• تسهيل الوصول إلى المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
• توفير مساحات شاسعة في المكاتب والشركات.
• سهولة استرجاع صور المستندات
• صور المستندات الورقية دقيقة وملونة.

يسمى الجهاز الذي يربط شبكة محلية بشبكة ممتدة أو الإنترنت ، بالتطور التكنولوجي في هذا العالم

مراحل الأرشفة الإلكترونية

هناك مرحلتان أساسيتان للأرشفة الإلكترونية وهما:[3]

مرحلة التخطيط

تنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية على النحو التالي:

• مرحلة الدراسة والمسح: حيث تكون المعلومات المراد أرشفتها محدودة.
• مرحلة التحليل: هو الفرز والجرد لتحديد الأولويات في عملية تحويل المستندات من الورقية إلى الإلكترونية.
• مرحلة بناء الخطة: وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة من حيث تاريخ النقل والإتلاف.
• مرحلة اختيار البرنامج: هنا ، يتم تحديد واختيار الأجهزة التي سيتم استخدامها في عملية الأرشفة.
• مرحلة إعداد قاعدة البيانات: بهذه الخطوة ، يتم تحديد قواعد البيانات التي سيتم استخدامها.

مرحلة التنفيذ

تنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية:

• مرحلة تجهيز الوثائق من مواقعها إلى المكان المخصص للتنفيذ وتجميعها حسب تصنيف معين.

• مرحلة المسح عن طريق تصوير المستندات القديمة أو نسخها وتحويلها إلى صورة رقمية.

• تمييز المستندات لتمييزها وتسهيل إعادتها بعد إتمام عملية الأرشفة.
• التحقق من جودة المستندات ومقارنتها مع المستندات القديمة وتحديد الاختلافات.
• قم بتخزين المستندات في وسائط تخزين مختلفة.

رابط نظام سهل وزارة الصحة تسجيل الدخول على الإنترنت sahelonline.moh.gov.sa

هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف؟

تعمل الأرشفة الإلكترونية على تسريع عمل المؤرشف حيث تساعده على أن يكون دقيقًا في التنظيم والبحث ، وتساعد في الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر ، بالإضافة إلى القدرة على الاحتفاظ بكمية هائلة من المعلومات التي لا تستطيع الأرشفة الورقية القيام بها. أما بالنسبة للمنشأة فهي تقلل من عدد العاملين وتسهل ربط الأجزاء وتتعاون الشركة مع بعضها البعض عن طريق توزيع الوثائق إلكترونياً. يسمح نظام الأرشفة الإلكترونية بحفظ الوثائق على شكل ملفات إلكترونية على عكس الأرشفة التقليدية التي تتم من خلال ملفات ورقية. يساعد الأرشيف الإلكتروني في استغلال الأماكن المخصصة لحفظ المستندات الإلكترونية واستخدامها في أمور أكثر حيوية. [4]

ما هي أنسب الطرق التي تساعد الكتاب والمؤلفين على تلخيص تفاصيل مواضيعهم؟

عيوب الأرشفة الإلكترونية

بالرغم من وجود فوائد عديدة لأرشفة المستندات إلكترونيًا ، إلا أن لها بعض الجوانب السلبية ، وهي كالتالي:[5][6]

• قد يتم سرقة المستندات والوثائق.
• زيادة التكلفة على الشركات ، حيث لا بد من وجود أجهزة كمبيوتر في كل مكتب.
• إمكانية اختراق البيانات المخزنة على الأجهزة أو العبث بها.
• احتمالية حدوث عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.

يُطلق على البحث في الإنترنت اسم التخزين

متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني

هناك بعض المتطلبات التي يجب توافرها لإمكانية التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني ، وهذه المتطلبات هي كالتالي:[7]

• توافر الأجهزة والآلات مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات والخوادم والمساحات الضوئية
• يوفر البرامج التي سيتم أرشفتها ، مثل Byte Quest والعديد من البرامج الأخرى التي سيتم ذكرها لاحقًا
• يوفر أدوات مساعدة مثل Wise Image ، والتي تُستخدم لتنظيف المستندات التي تحتوي على نقاط سوداء ، وغيرها من الأدوات المساعدة

استخدم برنامج تحرير وتنسيق النص لجعله أكثر وضوحًا وجاذبية

برامج أرشفة إلكترونية

هناك العديد من الأنظمة والبرامج التي يتم استخدامها في عملية الأرشفة الإلكترونية ، ومنها ما يلي:[8]

• نظام EDOX
• نظام EDMS
• نظام ايفرسويت
• نظام DOC WEAR
• نظام ALCHEME
• نظام FILE NET
• نظام ARAB DOCS
• نظام ووتر مارك
• نقطة حمراء . النظام
• نظام الليزر فيشي
• نظام SAPERION

لتوفير مساحة التخزين ، يمكننا تقليل حجم الملفات والمجلدات من خلالها

مميزات برامج الأرشفة الإلكترونية

تتميز برامج الأرشفة الإلكترونية بعدة خصائص منها ما يلي:[9]

• سهولة التعامل مع جميع الملفات.
• يدعم برامج الصور والرسومات.
• يدعم حفظ رسائل الفاكس الواردة.
• سهولة التطوير والتحديث.
• دعم أرشفة الوسائط الأخرى.
• إمكانية استعادة البيانات التالفة.
• التكامل والتكامل مع الأنظمة الأخرى.
• دعم البريد الإلكتروني.
• لديه محرك بحث قوي يضمن البحث في جميع المجالات.
• سهل الاستخدام ولا يتطلب الكثير من التدريب.
• التعامل مع قواعد البيانات.
• دعم اللغة العربية.
• إمكانية تصدير البيانات.
• امكانية الوصول عن بعد للنظام.
• القدرة على حماية المستندات من السرقة والقرصنة.
• دعم تكنولوجيا الشبكة
• يلبي احتياجات الشركات.
• دعم البروتوكولات المشهورة عالمياً.
• القدرة على تقديم التقارير.

نقوم بضغط حجم الملفات والمجلدات لـ

هنا وصلنا إلى نهاية هذه المقالة التي غطيناها ما هي الأرشفة الإلكترونية؟ كما تعرفنا على مراحلها وأهدافها. كما ناقشنا الجوانب السلبية للأرشفة الإلكترونية. أجبنا على سؤال: هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف ، ومتطلبات الانتقال من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني ، مع ذكر أسماء برامج الأرشفة الإلكترونية ، وخصائص برامج الأرشفة الإلكترونية.